Cuántas categorías de gastos necesitás de verdad

Cuando alguien empieza a llevar sus gastos, la tentación es armar el catálogo completo: súper, verdulería, carnicería, kiosco, delivery, restaurantes, café, bares… Parece más prolijo. En la práctica, treinta categorías no dan más información que ocho: dan más decisiones por gasto y más gastos sin categorizar.

Una categoría cuesta dos veces

La primera vez cuesta al cargar. Cada gasto obliga a elegir entre treinta opciones, y cuando dos son parecidas —"súper" y "verdulería", "salidas" y "restaurantes"— la elección se vuelve arbitraria. La misma compra termina en una categoría distinta según el día, y a fin de mes las dos columnas están mal.

La segunda vez cuesta al leer. Un gráfico de treinta porciones no se lee: las primeras cuatro se ven y el resto es una guarda de colores. Lo que uno quería saber —en qué se me va la plata— queda tapado por el detalle.

La regla: una categoría existe si vas a hacer algo con ella

Esta es la única prueba que sirve. Antes de crear una categoría, contestá qué decisión vas a tomar con ese número.

• "Súper" pasa la prueba: si se va de escala, cambiás cómo comprás.
• "Verdulería" separada de "súper", casi nunca. ¿Qué harías distinto sabiendo exactamente cuánto gastaste en verdura? Si la respuesta es "nada", no es una categoría: es un dato.
• "Suscripciones" pasa la prueba con creces: es la categoría donde uno encuentra cosas que paga y no usa.

Si un número no va a cambiar ninguna decisión, no necesita su propia categoría.

Un punto de partida de ocho

Estas ocho cubren bien el gasto de una persona en una ciudad, y cada una tiene una decisión detrás:

1. Vivienda — alquiler o cuota, expensas, servicios.
2. Súper y casa — comida de todos los días y todo lo que se consume ahí.
3. Transporte — nafta, SUBE, taxis, mantenimiento.
4. Salidas — restaurantes, bares, delivery, entradas.
5. Salud — prepaga, farmacia, consultas.
6. Suscripciones — todo lo que se debita solo.
7. Compras — ropa, tecnología, regalos.
8. Otros — el cajón de sastre, que tiene que existir.

Si tenés auto propio, "Transporte" probablemente merezca partirse. Si viajás seguido, "Viajes" merece la suya. El punto de partida es un punto de partida.

"Otros" tiene que existir, y tiene que ser chico

Sin una categoría de descarte, cada gasto raro frena la carga: la persona duda, posterga, y termina no cargándolo. "Otros" es lo que hace que cargar nunca se trabe.

Ahora bien, es también el mejor indicador de que el esquema quedó corto. Si a fin de mes "Otros" es el 5%, está haciendo su trabajo. Si es el 25%, hay una categoría que te falta — y encontrarla es tan simple como abrir "Otros" y ver qué se repite.

Cuándo conviene partir una categoría

Cuando se cumplen las dos condiciones a la vez:

• Pesa. Si es el 3% del mes, partirla no cambia nada.
• Adentro hay dos comportamientos distintos. "Salidas" con el café de todos los días y las cenas de una vez por semana mezclados no te dice nada; separadas sí, porque una es un hábito diario y la otra una decisión puntual.

Si falta cualquiera de las dos, dejala como está.

Etiquetas, para lo que cruza categorías

Hay cosas que no son una categoría sino un contexto: un viaje, una refacción, un mes puntual. Eso no se resuelve creando "Viaje a Salta" al lado de "Súper" — porque el viaje incluye súper, transporte y salidas.

Para eso están las etiquetas: el gasto sigue en su categoría y además queda marcado como parte del viaje. Así podés ver el mes por categoría, y el viaje entero, sin que una vista rompa la otra.

En una línea

Ocho categorías bien elegidas te dicen más que treinta, porque las vas a poder sostener. Creá una categoría nueva solo cuando ya sepas qué vas a hacer con ese número, y usá etiquetas para todo lo que cruza varias.

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